Wat is unified communications en waarom is het belangrijk?

Wat is dat nu, die unified communications (UC)? De term zegt het eigenlijk zelf al: het samenvoegen van een brede waaier aan communicatiemethodes en -kanalen. Lees: e-mailen, chatten, telefoneren, videoconferencing, fixed-mobile convergence of FMC (het samenvoegen van je vaste en je mobiele nummer), screen sharing (waardoor je bijvoorbeeld met collega’s in één online whiteboard kan samenwerken, mobiel én virtueel), nummerherkenning en ga zo maar door.

En dat samenvoegen mag je gerust letterlijk nemen: dankzij UC loopt al je bedrijfscommunicatie via één user interface (app, browser, software) en dat zorgt voor één enkele uniforme gebruikservaring. Je kan nog wel switchen tussen toestellen, maar alleen omdat je daar zélf voor kiest. Je werkt gewoon met het toestel dat jou en je werksituatie op dit eigenste moment het best past. Helemaal in lijn met deze digitale tijden waarin je klanten en leveranciers verwachten dat je altijd en overal bereikbaar bent, en waarin jij en je collega’s willen werken van op eender welke plek.

Als alle collega’s in je organisatie van die unified communications (UC) willen genieten, heb je natuurlijk de juiste technologie nodig. Er zijn heel wat mogelijkheden. Een IP PBX bijvoorbeeld, waarbij alle straffe features van UC gewoon via je fysieke telefooncentrale lopen. Ook met ISDN kan je analoog en digitaal met elkaar verzoenen.

De meest gebruikte technologie is vandaag echter VoIP, het Voice over Internet Protocol. Al je communicatie loopt dan over het internet: telefoongesprekken, videocalls, chats en ga zo maar door. Alles wat met voice te maken heeft, vliegt in zogenaamde datapakketjes over en weer, razendsnel. En het straffe eraan: je hoeft zelf geen telefooncentrale meer aan te kopen of te onderhouden, want het hart van je communicatie klopt gewoon in de cloud. En die VoIP-oplossing heeft nog meer voordelen:

• VoIP is goedkoper. Je moet geen waaier van aansluitingen meer voorzien voor elke medewerker die een telefoon nodig heeft, noch moet je je druk maken in ISDN-verbindingen met een externe operator. Een snelle internetaansluiting is alles wat je nodig hebt.
• VoIP is vlot schaalbaar. Flexibiliteit is alles. Krijg je er collega’s bij of moet je inkrimpen? Je VoIP-centrale groeit of krimpt makkelijk mee.
• VoIP maakt vlot telewerk mogelijk. Het tijdperk waarin iedereen voltijds op kantoor werkte, is door de coronacrisis in één klap naar de geschiedenisboeken verbannen. Vandaag kiezen veel bedrijven voor een hybride vorm van werken – deels op kantoor, deels thuis. Maar dat telewerk zet natuurlijk druk op je bedrijfscommunicatie. Als iedereen makkelijk en vlot wil samenwerken, moet je de nodige infrastructuur en tools voorzien. VoIP maakt al die communicatiedromen ook in één klap waar.
• VoIP is veilig. Geen enkele oplossing is voor de volle 100 procent waterdicht: cybercriminelen worden alsmaar straffer, en we moeten steeds hogere en dikkere muren rond onze data bouwen. Maar het risico op datalekken is bij VoIP zeker niet groter dan bij de klassieke netwerken. Lees hier hoe Dstny jouw netwerk veiliger maakt

Omschakelen naar VoIP? Goed idee! Lees hier onze blog over VoIP

Maar het allergrootste voordeel van unified communications zit hem in het gebruiksgemak voor iedereen die ermee werkt. Dat komt door de fixed-mobile convergence / FMC (of fixed-mobile unification / FMU): het in elkaar opgaan van vaste en mobiele telefoonnummers.

Concreet betekent het dat iedereen in je bedrijf of organisatie één vast nummer krijgt waarop ze bereikbaar zijn. Werknemers kunnen hun mobiele privénummer gewoon behouden, maar ze hoeven het niet langer te delen met klanten of andere contacten, voor het geval iemand ze wil bereiken als ze niet op kantoor zijn. Je belt gewoon hun vaste nummer van het werk, ze kiezen helemaal zelf op welke manier ze hun oproepen beantwoorden: met hun vaste toestel als ze op kantoor zijn, met hun smartphone of softphone als ze thuis werken of op de baan zijn. Ook straf: als ze met hun mobiele telefoon bellen, kunnen ze toch hun vaste nummer tonen aan hun contactpersoon.

Die softphone is trouwens een softwaretoepassing die je installeert op je computer of gewoon zonder installatie gebruikt in je browser, of in je smartphone bedient via een app. Zo krijgt je laptop of desktop of je smartphone dus alle mogelijkheden van een ouderwets telefoontoestel plus een waaier aan moderne communicatietools.

Welke uitdaging je ook hebt: Dstny heeft een cloudcommunicatie-oplossing op maat. Lees er hier meer over.

Welke toepassingen zitten er nu zoal onder die fixed-mobile convergence (FMC), behalve het communiceren via één vast nummer? Wel: allerlei dingen die ervoor zorgen dat je nog makkelijker en efficiënter je werk kan doen. Zo rinkelen bij een inkomende call al je toestellen: aan jou de keuze hoe je het gesprek wil voeren. En als je niet kan opnemen, bijvoorbeeld omdat je in een meeting zit, dan kan een collega het gesprek voor jou aannemen. Je kan die optie zelfs automatisch instellen. Wil je een gesprek opnemen? Ook mogelijk. Verder kan je naar hartenlust aan videoconferencing doen, via je computer of je mobiele toestel: alsof je samen in één kamer zit.

Slimmer en efficiënter communiceren en samenwerken: uiteindelijk is dat waar unified communications (UC) voor zorgt. Lees hier hoe FMC voor een betere work-life-balans zorgt.

Eén geïntegreerd communicatieplatform in je bedrijf? Lees alles over cloud communications